סריקת מסמכים מבראשית

סריקת מסמכים מבראשית

עידן האינטרנט ידוע כעידן המידע. המחצית השנייה של המאה העשרים, ובמיוחד שלושת העשורים האחרונים של מאה זו שינו את פני ההיסטוריה האנושית ואת פני החברה על ידי שימוש נרחב ומאסיבי במחשב. המחשב הפך גורם מרכזי בחיים של כולנו. יכולתו של המחשב להיות בעל קיבולת זיכרון ואגירה כה גדולה, הפכו אותו לאחד ממקורות הידע העשירים ביותר בעולם, אם לא העשיר מכל. כמעט כל המידע הקיים על כדור הארץ זורם, מאוחסן, מועבר וקיים ברשת האינטרנט ומאוחסן על גבי מיליוני מחשבים ברחבי העולם. בנוסף לכך, מסמכים רבים ושונים מכל סוג אפשרי עלו אף הם לפורמט דיגיטאלי. אין ספק כי החברה שלנו, הנאורה מתקדמת ומשכילה שואפת לשאוב את כל המידע לו היא זקוקה באמצעות המחשב ובמיוחד רשת האינטרנט.

סריקת מסמכים - למי זה מתאים

לכל חברה וארגון, רשמי או בלתי פורמאלי, ממשלתי או פרטי, התנדבותי או רווחי – קיין מאגר נתונים. בכל יום הארגון מפיק עשרות, מאות ואלפי ניירות ומסמכים. כל אלו בנוסף לכמות אשר כבר קיימת בתוך הארגון ונאגרת בארכיבים, ספריות, חדרי אחסון, תיקיות, קלסרים, ארגזים וכדומה. מידע זה חשוב מאוד לארגון, שכן אם לא היה חשוב לא היה נשמר מלכתחילה. מיותר לציין כי אגירה כל מאסיבית של חומרים מהווה נטל על הארגון. היא תופסת בדרך כלל מקום רב בחלל הפיזי של המשרד, נערמת לאורך שנים על גבי שנים למרות שלעתים שימוש במסמכים אלו, על אף חשיבותם הרבה, מועט ביחס לכמות העצומה. אם כבר כן נעשה שימוש במידע שכזה, הרי שקשה מאוד להתמצא בו ולשלוף חומרים עתיקים וחשובים בני עשרות שנים. מסמכים רבים נוטים להתקלקל, הדפים מתבלים ומתכלים, המחוסן מלא המסמכים צובר אבק רב ועל כן גם אינו בריא במיוחד. בעידן בו מידע מהווה מקור חשוב לכוח, הרי שמסמכי נייר המפוזרים בחלל הפיזי אינם מאפשרים דרך טובה או יעילה על מנת לשלוט במסמכי הארגון הרבים.

זוהי הסיבה העיקרית בגינה משרדים רבים עוברים לשיטת סריקת מסמכים מאחסון פיזי לאגירה דיגיטאלית ומקוונת. כל המסמכים הסרוקים נמצאים על גבי המחשב, אך ניתן לבצע בהם מספר שימושים שונים ויעילים מבחינות שונות. לדוגמה, מעבר לחיסכון בכוח אדם הממונה על ארכיון גדול ומבולגן, לכל בעל גישה לגיטימי תהיה אפשרות לנגישות למסמכים במהירות, ללא טעות ותוך התמצאות מלאה בכל המסמכים הישנים של הארגון לאורך שנותיו. מסמכים אלו עשויים להאריך שנים רבות לאחר שנסרקו. בנוסף ניתן לעבד מסמכים אלו במספר צורות. קודם כל מרגע הסריקה אפשר לבצע שמירה, גיבוי, שחזור וקטלוג של המסמכים. כל יהיה קל ומדויק יותר להגיע אליהם. סריקת מסמכים מאריכים חיים של המסמכים, הרבה יותר מאשר מסמכים רגילים שנוטים עם הזמן להישחק. מסמכים סרוקים לא יאבדו או יתכלו גם אם יפרצו (למשל) שריפות או אסונות אחרים. כל מסמך דיגיטאלי שילך לאיבוד, ניתן להשיגו מחדש בכל שלב אפשרי וללא קושי.